为进一步完善局机关工作机制,严格工作程序,转变工作作风,提高工作效率和服务水平,促进各项工作规范化、制度化运行,确保政令畅通和机关工作高效、协调运转,根据省市相关规定,结合我局实际,现就局机关办文、办会工作特制定如下规定。

一、办文制度

（一）收文办理程序和规范

1.上级来文：

办公室登记（属"三密"文件的,按保密规定办理）

↓

办公室主任签署拟办意见

↓

局分管领导阅批

↓

局长阅批签署拟办意见

↓

相关股室承办落实（公文原始件交办公室立卷、归档）

来文办理的其他要求：

(1)紧急公文应随到随办,并视紧急程度,不得耽搁,如遇领导外出等特殊情况应由办公室专职人员在第一时间报告办公室主任,再由办公室主任电话联系有关领导,并按领导指示督办落实

（2)经局领导阅批,并有明确办理意见的办理件,归口有关股室处理后,应及时将办结的公文送交办公室文件专管人员,其他传阅件按照规定要求传阅完后由办公室专职人员统一保管。

(3)对未经办公室签收、登记的上级来文,原则上局领导、办公室主任一般不签署阅批、拟办意见。因特殊原因局领导已签署意见的,

办公室应及时补办签收、登记办理手续。

(二)发文办理程序和规范

1.报送上级资料（文件、总结等）：

公文主办股室草拟

↓

办公室校正

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呈报分管领导审核批准

↓

呈报分管办公室领导复核批准

↓

呈报局长签发

↓

办公室存档、相关股室呈报（实行"谁呈报,谁印制"的原则）

2.下级下发资料（通知、方案等）：

主办股室草拟

↓

办公室校正

↓

呈报分管领导审核批准

↓

呈报分管办公室领导复核批准

↓

呈报局长签发

↓

办公室存档、相关股室下发（实行"谁呈报,谁印制"的原则）

（三)注意事项

1.凡以局名义产生的文件(含资料、领导讲话、工作报告、专项汇报等)都一律归档。各基层单位和机关各股室代局拟的文件连同底稿、附件等一律交办公室负责存档,存档内容为:

(1)领导批示原件;(2)文件签发单;

(3)纸质公文2份;(4)word格式电子档

2.局属各单位、局机关各股室因工作需要或领导指示、会议决议等行文,要严格按照《党政机关公文处理工作条例》规定执行。

所有向上报送的公文,均应经局办公室按公文处理程序办理。

3.公文撰写。请示、报告要文字精炼、表达清楚,实事求是。符合公文格式要求。

4.行文格式。凡是上报市委(办)、政府(办)和局或需经市政府常务会议研究的材料要统一格式,一律用A4纸张打印,原则上以正议。局机关股室和单位实行分级管理,一级对一级负责。

二、办会程序和规范

(一)会议类别

局实行行政工作周例会、局领导班子成员碰头会、局党组会和局专题会议制度,并视情况召开全局性工作会议,动员部署工作为便于组织和管理,将局召开的会议按会议内容、出席人员分为三类

一类会议:

①局党组会、行政工作例会：

办公室会前收集征求协调局领导成员议题和意见

↓

呈报局长审定

↓

办公室负责会务筹办工作

②局大型综合性全局性会议：

由局长、各分管领导根据工作需要提议

↓

办公室会前拟定方案

↓

呈报局长审定

↓

办公室统一安排会务，政工室负责签到

③专项工作会议

由主办股室负责

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报局长审批

↓

由主办股室自行负责安排会务（签到、茶水）

(二)会议纪律

为确保会议效果,严肃会议纪律,参加会议人员要做到"五不准"。

①不准接打电话,手机必须关闭或调至震动状态;

②不准交头接耳;

③不准随便走动;

④不准迟到早退;

⑤不准随意更换参会人员

确因故不能参加的,调换参会人员需提前请示并经局主要领导或分管领导批准后方可换人,会议签到必须填写实际参会人员的姓名。

严格会议请假制度。非上级会议、公务外出,一般不得请假。因

故、因病等原因不能出席会议的,应提前向局主要领导或局分管领导

请假，准假后方可不参加会议,并告知会议筹备人。未经批准缺席的,缺席者于会后一天内应向会议召集人书面说明情况,作出检查。

以上局机关办文、办会工作程序和规范,请各股室认真执行。

本通知规范事项各股室可参照执行,执行运行情况请及时报局,

以便进一步修改完善。

                                         常宁市司法局

                                       2020年12月11日

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