CNDR-2020-14002

 常建发[2020]25号

关于印发《常宁市建设工程档案编制与

报送规定》的通知

局机关各股室、局属各二级机构、各建设工程项目管理单位：

为认真贯彻《建设工程质量管理条例》（国务院令第279号）、《房屋建筑和市政基础设施工程竣工验收备案管理办法》（住房和城乡建设部令第2号）、《城市建设档案管理规定》（建设部令第90号）、《湖南省住房和城乡建设厅关于进一步加强城建档案管理工作的通知》（湘建[2015]124号）、《城市地下管线工程档案管理办法》（建设部令第136号）、《湖南省房屋建筑和市政基础设施工程竣工联合验收办法》（湘建建[2019]134号），切实加强建设工程档案管理工作，进一步规范建设工程档案编制和移交行为，确保建设工程档案完整、准确、及时地报送市城乡建设档案馆，我局在组织调研的基础上，对《常宁市建设工程档案编制与报送规定》进行了编制，现予印发，请遵照执行。

                                                    常宁市住房和城乡建设局

                                                       2020年6月1日

常宁市住房和城乡建设局办公室        2020年6月1日印发

常宁市建设工程档案编制与报送规定

第一章  总  则

    第一条 为规范我市建设工程档案的编制、验收与移交工作，确保建设工程档案完整、准确、及时地报送城建档案馆，根据《建设工程质量管理条例》（国务院令第279号）、《房屋建筑和市政基础设施工程竣工验收备案管理办法》（建设部令第2号）、《城市建设档案管理规定》（建设部令第90号）、《湖南省住房和城乡建设厅关于进一步加强城建档案管理工作的通知》（湘建[2015]124号）、《城市地下管线工程档案管理办法》（建设部令第136号）、《湖南省房屋建筑和市政基础设施工程竣工联合验收办法》（湘建建[2019]134号）、《城建档案业务管理规范》（CJJ/T158-2011）、《建设工程文件归档规范》(GB/T50328-2014)等相关法律、法规和规范的要求，结合本市实际，制定本规定。

第二条 城市规划区内、风景名胜区内及乡镇所有新(改、扩)建的建(构)筑物、市政公用设施工程（包括工业建筑、民用建筑、城市道路、交通、桥涵、供水、供气、供热、园林建筑、环境治理、电力、防汛、排污、军事、人防等设施和各种地下管线等），其档案的编制、验收与移交工作，均适用本规定。
    本规定所称建设工程档案，是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录。

第三条 市城乡建设档案馆按照城乡建设档案管理政策法规规定，受市住建局委托负责全市建设工程档案的指导、检查、验收、移交等管理工作。

第四条 建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各环节的文件资料，建立、健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，三个月内向市城乡建设档案馆移交建设工程档案。

第二章  基本规定

第五条 建设单位在办理建筑工程施工许可证前，应当与市城乡建设档案馆签订《建设工程档案报送责任书》（见附录1），明确分管档案工作的负责人，确定取得资格证的档案资料员，并告知建设单位在工程竣工后需向市城乡建设档案馆移交的工程档案内容和要求。

第六条 工程文件的归档范围和质量要求应符合国家有关规范和《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）、《建设电子文件及电子档案管理规范》（CJJ/T-2017）、《湖南省建筑工程竣工验收技术资料统一用表》（湘质监统编 城档 2015-2）或《湖南省市政基础设施竣工验收技术资料统一用表》（湘质监统编 城档 2019-2）的要求。

第七条 工程文件（含电子文件、声像文件）的形成和积累应纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。工程文件应随工程建设进度同步形成，不得事后补编。

 第八条 建设单位应按下列流程开展工程文件的整理、归档、验收、移交等工作：

（一）在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应明确竣工图的编制单位、工程档案的编制套数、编制费用及承担单位、工程档案的质量要求和移交时间等内容。

（二）收集和整理工程准备阶段形成的文件，并进行立卷归档。

    （三）组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、累积和立卷归档工作。

    （四）收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。

    （五）收集和整理竣工验收文件，并进行立卷归档。

    （六）列入城建档案馆档案接收范围的工程，市城乡建设档案馆按照建设工程竣工联合验收的规定对工程档案进行专项验收。

（七）对列入市城乡建设档案馆接收范围的工程档案，工程竣工验收后，应向市城乡建设档案馆报送一套符合国家规定的建设工程档案。

第九条 勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。

第十条 市城乡建设档案馆应对工程文件的立卷归档和移交工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前，应对工程档案进行专项验收，专项验收合格后，必须出具工程档案认可文件。

第十一条 建设单位未按规定向市城乡建设档案馆报送建设工程档案的，依照《建设工程质量管理条例》第59条规定处罚，不得被评为优质工程、人居环境奖等奖项，并按规定认定不良行为记录，向社会公布。

第三章  纸质档案的编制

    第十二条 对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全、整理立卷后归档。

第十三条 建设单位报送的纸质档案应当符合下列规定：

（一）归档的纸质工程文件应为原件。

（二）工程文件的内容及其深度应符合国家现行有关工程勘察、设计、施工、监理等标准的规定。

（三）工程文件的内容必须真实、准确，应与工程实际相符合。

（四）工程文件应采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料，不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料。计算机输出文字和图件应使用激光打印机，不应使用色带式打印机、水性墨水打印机和热敏打印机。

（五）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

（六）工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。

第十四条 工程文件编制应符合下列规定：

（一）立卷应遵循工程文件的自然形成规律和工程专业的特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管与利用。

（二）一项建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程立卷。

（三）归档的工程文件，应按《分部工程》制作封面，其格式见，缺项的不制作封面。各封面应为A4彩页纸，以区别其内容。

（四）不同幅面的工程图纸，应统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），应图面朝内，首先沿标题栏的短边方向以W形折叠，然后再沿标题栏的长边方向以W形折叠，并使标题栏露在外面。

（五）案卷不宜过厚，文字材料和图纸厚度一般不超过20mm。

（六）案卷内不应有重份文件。印刷成册的工程文件宜保持原状。

（七）整理时要去掉金属物，小于标准尺寸规格的进行托裱，可将几张文件同时托裱在标准尺寸规格的白纸上，文件右边与白纸右边靠齐，托裱时使用浆糊。

（八）文字材料应按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并应按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

（九）图纸应按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。

（十）当案卷内既有文字材料又有图纸时，文字材料应排在前面，图纸应排在后面。

（十一）卷内文件均应按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角；折叠后的图纸一律在右下角。

（十二）成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

（十三）卷内目录、卷内备考表、案卷内封面宜采用70g以上白色书写纸制作，幅面应统一采用A4幅面。

（十四）卷内目录的编制应符合下列要求：

    1、卷内目录排列在卷内文件首页之前，式样符合国家规定的要求。

    2、序号应以一份文件为单位编写，用阿拉伯数字从1依次标注。

    3、责任者应填写文件的直接形成单位或个人。有多个责任者时，应选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

    4、文件编号应填写文件形成单位的发文号或图纸的图号，或设备、项目代号。

    5、文件题名应填写文件标题的全称。当文件无标题时，应根据内容拟写标题，拟写标题外应加“[  ]”符号。

    6、日期应填写文件的形成日期或文件的起止日期，竣工图应填写编制日期。日期中“年”应用四位数字表示，“月”和“日”应分别用两位数字表示。

    7、页次应填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件应填写起止页号。

    8、备注应填写需要说明的问题。

   （十五）卷内备考表的编制应符合下列要求：

    1、卷内备考表应排列在卷内文件的尾页之后，式样宜符合本规定的要求。

    2、卷内备考表应标明卷内文件的总页数、各类文件页数或照片张数及立卷单位对案卷情况的说明。

    3、立卷单位的立卷人和审核人应在卷内备考表上签名；年、月、日应按立卷、审核时间填写。

（十六）案卷封面的编制应符合下列规定：

    1、案卷封面应印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合本规范的要求。

    2、案卷封面的内容应包括档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、本案卷所属工程的案卷总量、本案卷在该工程案卷总量中的排序。

    3、档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。

    4、案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、分部工程或专业名称及卷内文件概要内容、外文资料的题名及主要内容应译成中文。

    5、编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。

    6、起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。

    7、保管期限应根据卷内文件的保存价值在永久保管、长期保管、短期保管三种保管期限中选择划定。当同一案卷内有不同保管期限的文件时，该案卷保管期限应从长。

    8、密级应在绝密、机密、秘密三个级别中选择划定。当同一案卷内有不同密级的文件时，应以高密级为本卷密级。

（十七）案卷采用装订用内封皮包装的形式。

（十八）案卷装具一般采用案卷盒的形式，卷盒应采用无酸纸制作。

    第十五条 竣工图编制应符合下列规定：

（一）竣工图的编制形式

    1、应在盖有设计单位出图章、注册设计师印章和施工图审查专用章的施工蓝图上进行绘制。

    2、设计没有变更，在本条（1）款的图上加盖竣工图章后作为竣工图。

3、局部设计有变更的，在本条（1）款的图上进行修改、补充，并注明修改依据，加盖竣工图章作为竣工图。    

4、凡结构、工艺、平面布置有重大变更或变更部分超过图面1/3的，应当根据设计变更文件等重新绘制竣工图，并同时报送一套（1）款的施工图。

   （二）竣工图的修改、注记

     1、竣工图必须与工程实物相符，与设计变更通知单等有关资料一致，所有修改内容必须修改到位。绘制竣工图必须符合制图规范，做到图样清晰和字迹工整。绘制与注记要用碳素墨水。

     2、对于少量文字和数字的修改可用杠改法。即用一条实线将被修改的部分划去，在其附近适当的位置填写变更后的内容，并注明修改依据。

     3、对于少量图形的修改可采用叉改法。即用“×”将被修改部分划去，在其附近适当位置画上修改后的图形，注明修改内容及修改依据。

     4、对较多图形的修改，可采用蓝图粘贴法。即将变更较大的部分进行重新绘制或绘成底图后晒成蓝图剪下，粘贴在变更部分上，吻合相接成竣工图，并注明修改依据。

     5、图纸会审纪要、设计变更单、技术核定单、工程业务联系单等修改依据，应注记编号或产生日期。修改依据中每一条、款需注明被修改的图号。

（三）竣工图的签章

    所有竣工图均应加盖竣工图章，并应符合下列规定：

1、竣工图章的基本内容包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。

2、竣工图章尺寸应为50mm×80mm。

3、竣工图章应使用不易褪色的红色印泥，应盖在图标栏上方空白处。

第四章电子档案的编制

第十六条 建设电子文件形成单位和建设电子档案保管单位应采取措施，保证建设电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，并应符合以下规定：

1、建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从建设电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证建设电子文件的产生、处理过程符合规范。

2、应采取安全防护技术措施，保证建设电子文件的真实性。

3、应建立建设电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。

4、应建立建设电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。

5、建设电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。

第十七条 各种不同类别电子文件的存储应采用通用格式，通用格式应符合国家的规定。

各类电子文件的通用格式

第十八条 建设电子文件的内容必须真实、准确。工程电子文件内容必须与工程实际相符合，且内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、测量等方面的技术规范、标准和规程。

第十九条 对内容信息是由多个子电子文件或数据链接组合而成的建设电子文件，链接的电子文件或数据必须一并归档，并保证其可还原；当难以保证归档建设电子文件的完整性与稳定性时，可采取固化的方式将其转换为一种相对稳定的通用文件格式。

第二十条 建设电子文件形成单位在实施离线式归档时，应按下列步骤进行：

1、将已整理好的建设电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等分案件（或项目）接要求从原系统中导出。

2、将导出的建设电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等按照要求存储到耐久性好的载体上，同一案件（或项目）的电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等必须存储在同一载体上。

3、对存储的建设电子文件进行检验。

4、在存储建设电子文件的载体或装具上编制封面。封面内容的填写应符合规范的要求，同时存储载体应设置成禁止写操作的状态。

5、将存储建设电子文件并贴好封面的载体移交给本单位档案部门。

6、归档移交时，交接双方必须办理归档移交手续。档案部门必须对归档的建设电子文件进行检验，并按照规范的要求，填写《建设电子档案移交、接收登记表》。交接双方负责人必须签署审核意见。当文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性时，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

第五章 声像档案的编制

第二十一条 建设工程声像档案，是记录工程建设活动，具有保存价值的，用照片、影片、录音带、录像带、光盘、硬盘等记载的声音、图片和影像等历史记录。

    第二十二条 建设工程项目均需报送声像档案（照片、录像等）。

第二十三条 建设工程声像档案的归档要求。

（一）总体要求

    1、建设单位应当按照建设工程声像档案编制要求，编制一套完整的建设工程声像档案向市城乡建设档案馆移交。

2、建设单位在建设工程开工前，要将声像档案的形成和积累纳入工程建设管理环节。指定专人负责，根据工程进度制定声像档案的编制计划并组织实施，做到声像资料收集与工程建设同步。

3、建设工程声像档案制作单位应配备专业声像摄录、制作设备，拍摄制作人员应具备相应的专业技能。

    4、建设工程声像档案必须图像清晰、稳定，色彩还原准确，被摄主题无失真变形，避免有损其原真性的技术处理。

    5、建设工程声像档案的数量，以能够全面记录工程项目建设过程和成果为准。

    6、利用摄录设备的内置功能准确记录照片、影像的拍摄时间等元数据信息，并嵌入到声像文件之中。

（二）照片档案归档要求

1、照片摄制数量以能够全面反映建设工程施工过程和成果为准，视工程规模和性质而定，每个阶段都必须有照片反映。对反映同一个内容的若干照片，应选择其主要照片归档。

2、照片应采用数码相机拍摄，照片分辨率不得小于800万像素，以RAW、JPEG或TIFF格式存储和报送。

3、归档的数码照片不得经过后期加工。

4、重要工序、重要部位、隐蔽工程要求拍摄细部特征。原址原貌及竣工后全貌须有多视角全景照片。

5、归档照片要求使用高光相片纸，采取数码冲印的方式，规格为5寸彩色照片，并使用《照片档案》相册按照规范进行整理。《照片档案》相册由卷内目录、总说明、照片及著录卡片、备考表组成，每张照片对应一张著录卡片，著录卡片包括照片档号、照片编号、摄影者、拍摄时间、拍摄地点、照片题名、文字说明。其中，照片档号不填写，照片编号为大流水号，拍摄时间与地点据实填写，照片题名应著录详细。所有填写内容请按照《照片档案》内标准格式用电脑打印后粘贴于相应位置处。

    6、数码照片的归档保存还应选用一次性写入光盘作为载体，载体材料不能有磨损、划伤。内容应与相册内容一致，卷内目录应以Excel表格格式放在照片所在的文件夹内，照片排列及编号应与《照片档案》相对应。

（三）录像档案归档要求

1、录像摄制以能够全面反映建设工程施工过程和成果为准，视工程规模和性质而定，每个阶段重要活动和主要环节必须有录像反映。

    2、录像应当使用分辨率在720P以上的数码摄像机拍摄，采用MPEG或AVI格式，统一写入光盘报送。

3、建设工程的摄录应采取多机位、多视角，选择最能反映工程质量和特点的画面，应使用三脚架等稳定器材，确保录像素材稳定可用。录像素材应适当剪辑，使其保持连贯性，每个不同的拍摄场景都必须标注相应的文字说明，详细地解释施工特征。

 第六章  工程档案的验收与移交

第二十四条 建设单位在组织工程竣工联合验收时，应提请市城乡建设档案馆对工程档案进行专项验收，专项验收合格后，由城建档案管理机构出具《建设工程档案专项验收意见书》（见附录2）。建设单位在取得《建设工程档案专项验收意见书》后再组织工程竣工验收，备案机关在工程竣工备案时，应当查验《建设工程档案专项验收意见书》。

第二十五条 建设工程档案的验收应纳入建设工程竣工联合验收环节，其专项验收结论应在工程竣工验收报告、专家组竣工验收意见中明确。

第二十六条 对列入城建档案管理机构接收范围的工程，工程竣工验收备案前，应向市城乡建设档案馆移交一套符合规定的工程档案，并申领《常宁市建设工程档案接收和移交证明书》（见附录3）。

    第二十七条 建设工程档案专项验收程序：

1、建设单位向市城乡建设档案馆提出档案专项验收申请，市城乡建设档案馆在1个工作日内对申请材料进行初步审查，并提出初步审查意见。

2、初审通过后，市城乡建设档案馆派员到施工现场对档案实体进行专项验收。不合格的向建设单位提出书面整改意见，整改合格后出具《常宁市建设工程档案专项验收意见书》。

    第二十八条 停建、缓建建设工程的档案，可暂由建设单位保管。撤销单位的工程建设档案，应当向上级主管机关或者市城建档案馆移交。

第二十九条 对改建、扩建和重要部位维修的工程，建设单位应组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程建设档案。凡结构和平面布置等改变的，应当重新编制工程建设档案，并在工程竣工验收备案前向市城建档案馆报送。

第七章  附则

第三十条 本规定所称建设工程档案，包括纸质档案、电子档案、声像档案。    

第三十一条 本规定由市城乡建设档案馆负责解释，自发文之日起施行，至2025年6月1日止。

附录1:

建设工程档案报送责任书

报送档案单位：                    （以下简称甲方）                                     

责任人：                     电话：              1

接收档案单位：常宁市城乡建设档案馆（以下简称乙方）

联系人： 郭秀梅          电话： 0734-7242968  137873471821

根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》、《科学技术档案工作条例》、《城市建设档案管理规定》、《城市地下管线工程档案管理办法》等法律、法规的规定，结合实际情况，为确保建设单位（甲方）在工程项目竣工验收备案前及时向乙方报送一套符合要求的建设工程档案，经甲乙双方协商一致，签订本协议书：

一、工程项目名称：                                1。。                        

二、开、竣工日期：     年    月     日至     年    月     日。

三、甲方责任

1、领取建设工程施工许可证前，应当向工程项目所在地城建档案机构登记，并签订责任书。

2、配备专（兼）职档案资料员及时收集、整理工程各环节的文件资料，并在工程竣工验收前，及时通知乙方在确定时间段内完成工程档案（含纸质档案、电子档案、声像档案）专项验收。

3、建设工程档案的验收应纳入建设工程竣工联合验收环节，其专项验收结论应在工程竣工验收报告、专家组竣工验收意见中明确。

4、对列入城建档案管理机构接收范围的工程，工程竣工验收备案前，应向市城乡建设档案馆移交一套符合规定的工程档案，并申领《常宁市建设工程档案接收和移交证明书》。

5、向城建档案管理机构报送的工程档案应是原件，内容应当真实、准确，文字整洁，图表清晰，签章手续完备，制作和书写材料利于长期保存；案卷归档范围及质量应符合《建设工程文件归档规范》（GB/T50328）的规定。

四、乙方责任

1、按国家有关规定，对该项建设工程文件材料的形成、积累、整理、归档及其城建档案报送、移交工作进行不定期的现场业务指导。

2、向甲方提供建设工程档案的专业培训、技术咨询及其相关的服务工作。

3、收到甲方档案专项验收申请后5个工作日内，对该工程的档案进行专项验收。

4、工程档案专项验收合格后2个工作日内，出具《建设工程档案专项验收意见书》。

5、接收该建设工程档案后，确保档案安全保管和向甲方提供利用。

五、违约责任

根据《建设工程质量管理条例》等法律法规的规定，甲方未按规定向乙方报送建设工程档案的，由                        责令改正，并处1万元以上10万元以下的罚款，对单位直接负责的主管人员和其他直接责任人员处单位罚款数额5%以上10%以下的罚款。

本责任书一式两份，甲乙双方各执一份，自签字之日起生效。

甲方单位（签章）：                       乙方单位（签章）：

单位负责人：                               单位负责人：

 年  月  日                                 年  月  日

附录2:

常宁市建设工程档案专项验收意见书

表格说明：

1、本意见书未经市城建档案馆盖章无效；

2、本意见书不得涂改；

3、本意见书一式三份（城建档案馆、建设单位、建设工程竣工备案部门各一份）；

4、本意见书为组织单位建设工程竣工联合验收、办理建设工程竣工备案手续的必要认可文件，不作为其它用途凭证。

附录3:

常宁市建设工程档案接收和移交证明书

编号：

说明：本证明书为市城乡建设档案馆接收城建档案的凭证，房产权属登记管理机构验证此证明书后办理产权证。

附件下载：